Sähköinen ilmoittautuminen – Ilmoittautumisjärjestelmä

Alla olevasta artikkelista voit tarkistaa, onko organisaatiollanne jo käytössä hyvä ja tehokas ilmoittautumisprosessi

Moni organisaatio ilmoittaa tarjoavansa sähköisen ilmoittautumisen verkkosivuillaan. Sitten kun kokeilee tätä sähköisen ilmoittautumisen kanavaa, niin jyvät erottuvat akanoista. Ilmoittautuminen mielletään hyvin harvoin kokonaisvaltaiseksi prosessiksi ja erittäin tärkeäksi osaksi tapahtumanhallintaa. Ilmoittautumisjärjestelmä, on se sitten puhelinilmoittautuminen tai sähköinen ilmoittautuminen, on itseasiassa tärkein tekijä tapahtuman onnistumisessa.

• Ilmoittautumisen tulisi olla:
• helppoa osallistujalle
• avoinna aina
• responsiivinen, eli vahvistaa ilmoittautumisen välittömästi
• osa tapahtumaviestintää
• tapahtumanjärjestäjän työtä helpottava prosessi

Näitä oletuksia vastaan kun miettii monen yrityksen tarjoamaa sähköistä ilmoittautumista, niin totuus muuttuu toisenlaiseksi. Törmäämme sähköisiin ilmoittautumisiin, jotka ovat joko:

• sähköpostiin lähteviä ilmoittautumislomakkeita
• tutkimustyökaluilla tehtyjä kyselyitä
• tietokantaan tiedot välittäviä omia ilmoittautumisjärjestelmiä
• ammattimaisia ilmoittautumispalveluita

Miksi ilmoittautuminen verkossa ei ole sama asia kuin sähköinen ilmoittautuminen?

Ilmoittautuminen verkossa voidaan hoitaa yllämainituilla keinoilla melkein kaikilla. Sehän tarkoittaa, että osallistuja menee verkkoon ilmoittautuakseen. Mutta aito sähköinen ilmoittautuminen sisältää koko prosessin. Prosessiin kuuluu osallistujan näkökulmasta:

• ilmoittautumislomakkeen täyttäminen
• välitön vahvistus ilmoittautumisesta verkkosivuilla
• automaattinen ilmoittautumisvahvistus sähköpostiin
• mahdollisuus palata omiin ilmoittautumistietoihin koska vain

Järjestäjän näkökulmasta aito hyvällä ilmoittautumisjärjestelmällä toteutettu sähköinen ilmoittautuminen tarkoittaa:

• ilmoittautumistietojen keräämistä automatisoidusti
• viestinnän toteuttamista osittain automatisoidusti (vahvistukset)
• tapahtumasta tarvittavien raporttien tuottamista ilmoittautumisjärjestelmällä
• tapahtumaviestinnän toteuttamista ilmoittautumisjärjestelmällä
• mahdollisten ilmoittautumismaksujen keräämistä ilmoittautumisjärjestelmällä

Sähköisen ilmoittautumisen ja verkkoilmoittautumisen suurimmat erot siis ovat, että aito sähköinen ilmoittautuminen toteutetaan ilmoittautumisjärjestelmällä, joka tarjoaa työkalut kaiken yllämainitun hoitamiseen.

Onko teillä käytössä verkkoilmoittautuminen vai aito sähköinen ilmoittautumisjärjestelmä?

Mikäli joudut tapahtumanhallinnassa käyttämään useampaa kuin yhtä ohjelmistoa, niin todennäköisesti teillä on käytössä vain jonkin osaprosessin mahdollistava rautalankaratkaisu. Näitä ratkaisuja ovat mm.

• e-lomake
• tutkimustyökalu (Webropol, Digium, SurveyMonkey, SurveyPal jne.)
• html-lomake (joka tulee sähköpostiin)
• jokin oma ilmoittautumisjärjestelmä

Näillä voidaan automatisoida ilmoittautumisesta yksi vaihe, eli tietojen kerääminen. Mutta sen jälkeen kaikki vaatii säätöä, useamman ohjelman käyttöä ja paljon aikaa. Samalla kun tietoja liikutellaan ohjelmasta toiseen, kasvaa virheriski huomattavaksi. Tyypillinen rautalankaratkaisu menee näin:

1. tiedot kerätään ilmoittautumislomakkeella
2. tiedot ylläpidetään Excel-listassa
3. muutokset tehdään Excel-listaan
4. raportit tuotetaan Excel-listasta
5. viestintää varten osoitteita viedään Excel-listasta esim. omaan sähköpostiohjelmaan

Hyvällä ilmoittautumispalvelulla kirjaudutaan palveluun kerran ja kaikki yllämainittu tehdään yhdessä ohjelmassa. Näin:

• manuaalinen työ vähenee
• virheriski pienenee (vastuu tiedoista osallistujalla)
• mitattavuus paranee
• tapahtumahistoria jää talteen
• viestintä helpottuu ja paranee
• osallistujat ovat tyytyväisempiä
• järjestäjä on tyytyväisempi

Jos haluat selvittää, onko teillä käytössä aito sähköinen ilmoittautumisjärjestelmä vai rautalankaratkaisu osaprosessin hoitamiseen, niin ota meihin yhteyttä! Mietimme yhdessä kanssanne teille parhaan ratkaisun ilmoittautumispalveluun.

Katso tapahtumanhallintapalvelun esittelyvideo!