Tapahtumien hallinnointi tapahtumanhallintapalvelulla

Tapahtuman hallinnointi voi olla joko työläs ja aikaavievä prosessi tai mutkatonta ja helppoa. Paljon on kiinni tapahtuman esivalmistelusta. Esivalmistelu tulisi aloittaa jo paljon ennen kutsujen lähettämistä.

Tapahtuman organisoinnin esivalmistelu

Miten organisointia voi esitevalmistella? Me Lyytissä tarkoitamme esivalmistelulla:

Tapahtuman tavoitteen miettimistä
Tapahtumaviestinnän suunnittelua
Tapahtumaraportoinnin suunnittelua
Jälkimarkkinoinnin suunnittelua

Eli koko prosessi tulee miettiä etukäteen valmiiksi. Kun näin on toimittu, on itse organisointi helppoa. Organisoinnin voi tehdä halutessaan usealla tavalla.

Näitä tapoja ovat esimerkiksi:

Perinteinen malli (sähköposti, puhelin, Excel-lista)
Organisointi omalla tapahtumanhallintaohjelmistolla
Organisointi ulkoisella tapahtumanhallintapalvelulla (kuten Lyytillä)

Yksikään yllämainituista tapahtuman organisointitavoista ei johda onnistuneeseen lopputulokseen, ilman hyvää esivalmistelua. Vaikka myymmekin tapahtumanhallintapalvelua, emme voi väittää, että tapahtumanhallintapalvelun käyttöönotto johtaisi suoraan onnistuneeseen tapahtumaan. Mutta hyvä tapahtumanhallintapalvelu auttaa:

Miettimään tapahtuman tavoitteen
Toteuttamaan ja miettimään tapahtumaviestintää
Tapahtumaraportoinnin toteuttamisessa
Jälkimarkkinoinnin toteuttamisessa

Miten tapahtuman organisointi muuttuu tapahtumanhallintapalvelulla?

Hyvä tapahtumanhallinta ohjelmisto tavallaan pakottaa, tai ainakin vahvasti suosittelee, toteuttamaan tapahtuman organisoinnin tietyn kaavan mukaan. Vaikka joka ikinen tapahtuma on erilainen, toistuu niissä aina sama prosessi: kutsut, ilmoittautumiset, muistutukset, osallistujaviestintä, kiitosviesti, vahvistusviesti, jälkimarkkinointi, raportointi ja niin edespäin. Tapahtumien organisointi toteuttaa siis tiettyä kaavaa.

Tapahtumien organisointi perinteisellä tavalla vaatii norsun muistia

Jos organisoitte tapahtumia manuaalisella mallilla, on kaikki kiinni järjestäjän muistista.

Muistitko lähettää vahvistusviestin tuolle osallistujalle?

Entä onkohan kaikille mennyt jo kiitosviesti?

Yhdenkin tapahtuman järjestämisessä on kymmeniä, ellei satoja muistettavia asioita. Se vaatii tapahtuman järjestäjältä norsunmuistia – tai sitten kunnon työkaluja. Tapahtuman hallinnointi siihen tarkoitetulla tapahtumanhallintaohjelmistolla siis:

Auttaa tapahtuman suunnittelussa
Auttaa tapahtuman organisoinnin suunnittelussa
Auttaa muistamaan asioita
Tekee manuaaliset työvaiheet tapahtumajärjestäjän puolesta
Ja tärkeimpänä: auttaa saavuttamaan tapahtuman tavoitteen

Miten käytännössä? Organisointi Lyytin tapahtumanhallintapalvelulla

Käytännössä esimerkiksi Lyytin tapahtumanhallintapalvelun käyttö on hyvin yksinkertaista. Tapahtumien organisoinnissa on kuitenkin kyse hyvin tavallisista asioista – ei rakettitieteestä. Kirjauduttuasi tunnuksillasi Lyytiin, pääset luomaan uutta tapahtumaa yhdellä klikkauksella. Sitten Lyytin prosessi ohjaakin sinut miettimään koko tapahtumanorganisointiprosessin kuntoon. Voit tehdä sen kerralla tai palata koska tahansa muokkaamaan mitä tahansa tapahtumaasi tai tilaisuuteesi liittyvää tietoa.

Lyytissä prosessi muodostuu:

Sähköisestä ilmoittautumissivusta
Kiitossivusta
Osallistujavahvistuksesta
Viestinnästä sähköpostein tai tekstiviestein
Tehokkaasta online-raportoinnista

Kun tiedät, mitä tapahtumaltasi haluat, luot koko prosessin vartissa. Tämän jälkeen alkaa tapahtumanhallintaohjelmisto tekemään töitä puolestasi. Usko tai älä, mutta kun kutsut lähtevät maailmalle, niin kiire lakkaa. Yleensähän se menee toisinpäin, eikö?

Suurin muutos tapahtumanhallintapalvelun käyttöönoton jälkeen tapahtuu kuitenkin siinä, että tapahtuman järjestäjä käyttääkin enemmän aikaa itse tapahtuman tavoitteen ja tapahtuman sisällön miettimiseen, kuin siihen, miltä kutsu näyttää. Hyvä tapahtumanhallintaohjelmisto tai –palvelu kun mahdollistaa kutsujen lähettämisen mitä tahansa mediaa käyttäen. Mikäli käyttämässänne tapahtumanhallintaohjelmistossa on mahdollisuus lähettää vain jotain kanavaa käyttäen kutsut (esimerkiksi sähköpostikutsu), niin suosittelen miettimään toista tapahtumanhallintapalvelua.

Tilaa tapahtumanhallinta-ammattilaisemme kartoittamaan tilanteenne, niin mietimme yhdessä, mikä on teille paras ratkaisu tapahtumienne organisointiin!